Memento Database

Analysoinut Appwesome

Jos olet koskaan halunnut pitää kaiken tärkeän tiedon käden ulottuvilla, niin Memento Database voi olla juuri se sovellus, jota olet etsinyt. Tämä sovellus on suunniteltu auttamaan sinua organisoimaan ja hallitsemaan tietojasi vaivattomasti. Käytän tätä itse, ja voin kertoa, että se on todella kätevä työkalu arjen hallintaan.

Kyseessä on tuottavuussovellus, jonka perusidea on antaa käyttäjälle mahdollisuus rakentaa oma tapa tallentaa tietoa sen sijaan, että kaikki sovitettaisiin valmiiseen muistioon tai tehtävälistaan. MementoDB Inc:n kehittämä sovellus on ilmainen aloittaa, sen ikäraja on PEGI 3, ja sen nykyinen versio on 5.8.6. Se toimii Android 5.0:aa uudemmissa järjestelmissä. Google Playn kautta laskutettavia sovelluksen sisäisiä ostoksia on tarjolla 0,50 eurosta 699,99 euroon, joten maksuttomuus ei tarkoita, että jokainen mahdollinen käyttötapa tai lisä olisi välttämättä maksuton. Sovelluksella on 4,6 tähden keskiarvo noin 29 000 arviosta ja yli miljoona asennusta, mikä kertoo laajasta käyttäjäkunnasta, mutta ei yksin ratkaise sitä, sopiiko työkalu juuri omaan arkeen.

Memento Database ja sen ominaisuudet

Memento Database tarjoaa valtavan valikoiman ominaisuuksia, jotka tekevät siitä erittäin monipuolisen. Ensinnäkin voit luoda omia tietokantoja lähes mistä tahansa, kuten kirjakokoelmistasi, tehtävälistoista tai vaikka resepteistä. Mukautettavat kentät tekevät tästä sovelluksesta todella joustavan, sillä voit lisätä esimerkiksi tekstiä, numeroita, päivämääriä tai jopa kuvia. Tämän ansiosta voit personoida tietokantasi juuri sellaisiksi kuin tarvitset.

Tässä joustavuudessa on myös valinnan paikka: tietokanta kannattaa suunnitella sen mukaan, mitä haluat myöhemmin löytää, ei vain sen mukaan, mitä haluat nyt kirjata. Jos merkitset kirjoista vain nimen ja tekijän, kokoelma on nopea aloittaa. Jos taas lisäät lajityypin, lukutilan ja omat muistiinpanot, voit myöhemmin rajata näkymää paljon tarkemmin. Vastaavasti tarpeettomien kenttien kasaaminen tekee täyttämisestä hitaampaa. Oma käytännön vinkkini on aloittaa muutamalla selvästi hyödyllisellä kentällä ja laajentaa rakennetta vasta, kun huomaat toistuvan tarpeen.

Hyvä käyttökohde on esimerkiksi kodin tavaroiden seuranta. Voit kirjata laitteen nimen, hankintaan liittyvän päivämäärän, sijainnin ja kuvan, jotta löydät tiedon myöhemmin ilman paperilappujen penkomista. Samalla periaatteella voi tehdä listan kasveista, harrastusvälineistä tai työtehtävistä. Arjen hyöty syntyy ennen kaikkea siitä, että tieto tallentuu samaan paikkaan ja on järjestetty juuri omaan kysymykseen sopivaksi. Tietokanta ei kuitenkaan täyty itsestään: jos kirjaaminen tuntuu liian työläältä, rakenne on todennäköisesti liian monimutkainen.

Toinen upea ominaisuus on synkronointi pilvipalvelun kanssa. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää tietojasi eri laitteilla ilman, että sinun tarvitsee huolehtia tietojen menettämisestä. Synkronointi toimii sujuvasti ja pitää tietosi ajan tasalla kaikilla laitteillasi, mikä on erityisen hyödyllistä, jos käytät sovellusta sekä puhelimellasi että tietokoneellasi.

Usealla laitteella työskentelevän kannattaa silti miettiä, mitkä tiedot haluaa pitää mukana ja kuinka tärkeä niihin pääsy on eri tilanteissa. Esimerkiksi harrastuksen välineistä voi olla hyötyä ottaa kuva ja kirjata sijainti, jotta tieto on puhelimessa kaupassa tai varastoa järjestettäessä. En rakentaisi ainoaa kopiota erityisen tärkeistä tiedoista yhden sovelluksen varaan: synkronointi helpottaa käyttöä, mutta varmuuskopioinnin tarve ei katoa. Varsinkin jos tietokantaan kertyy pitkän ajan muistiinpanoja, kannattaa tehdä säännöllisestä kopion säilyttämisestä oma rutiini.

Tuonti on hyödyllinen silloin, kun tietoa on jo kertynyt taulukkoon. CSV-tiedoston avulla vanhaa listaa ei tarvitse näppäillä kenttä kentältä, mutta ennen koko aineiston siirtämistä kokeilisin pienellä otoksella, että sarakkeet ja sisältö asettuvat järkevästi. Näin mahdolliset puutteet huomaa ennen kuin tietokannasta tulee päivittäisessä käytössä hankala. Tuonti auttaa erityisesti kokoelman tai yhteystietojen lähtötilanteessa; jatkuva ylläpito vaatii silti sen, että uudet tiedot kirjataan johdonmukaisesti.

Käyttökokemus ja intuitiivisuus

Sovelluksen käyttöliittymä on selkeä ja helppokäyttöinen. Vaikka Memento Database tarjoaa paljon toimintoja, se ei tunnu sekavalta. Kaikki toiminnot ovat loogisesti järjestettyjä, ja aloitteleva käyttäjä pääsee helposti alkuun sovelluksen kanssa. Lisäksi sovelluksen monipuoliset ohjeet ja tukimateriaalit ovat helposti saatavilla, mikä auttaa navigoimaan mahdollisten ongelmien yli.

Ensimmäinen käyttökerta voi silti tuntua erilaiselta kuin tavallisen muistio- tai tehtäväsovelluksen avaaminen. Tässä ei vain kirjoiteta irrallista tekstiä, vaan päätetään, millaisia tietoja yhdestä merkinnästä tallennetaan. Jos haluat nopeasti kirjata yhden asian ilman rakennetta, muistiinpanosovellus on yleensä vaivattomampi. Jos taas huomaat palaavasi toistuviin kysymyksiin, kuten mitä kirjoja et ole vielä lukenut tai missä jokin tavara on, omien kenttien suunnittelu alkaa maksaa vaivansa takaisin. Sovellus sopii parhaiten käyttäjälle, joka pitää järjestelmällisestä tiedonhausta tai haluaa oppia sellaisen.

Yksi asia, joka teki minuun erityisen vaikutuksen, on sovelluksen kyky tuoda tietoja eri lähteistä. Voit esimerkiksi tuoda tietoja CSV-muodossa tai jopa integroida tietoja muiden sovellusten kanssa. Tämä tekee sovelluksesta todella tehokkaan työkalun tiedonhallintaan.

CSV-tuonnin arvo näkyy erityisesti silloin, kun vaihtaa yksinkertaisesta taulukosta rakenteisempaan käyttöön. Ennen siirtoa kannattaa kuitenkin tarkistaa, ovatko sarakkeiden nimet ymmärrettäviä ja onko jokaisella rivillä samantyyppistä tietoa. Jos yksi sarake sisältää toisinaan päivämäärän ja toisinaan vapaata tekstiä, myöhempi järjestäminen voi olla vaikeampaa. Tällainen pieni siivousvaihe on vähemmän jännittävä kuin uuden tietokannan rakentaminen, mutta se säästää aikaa silloin, kun tietoa alkaa etsiä kiireessä.

Kenelle Memento Database sopii?

Tämä sovellus on täydellinen kenelle tahansa, joka haluaa pitää asiat organisoituna ja helposti saatavilla. Olitpa sitten opiskelija, yrittäjä, tai vain henkilö, joka rakastaa järjestystä, Memento Database voi olla juuri se, mitä tarvitset. Se sopii myös hyvin pienyrityksille, jotka haluavat pitää asiakastietonsa järjestyksessä ilman monimutkaisia ja kalliita ratkaisuja.

Minusta vahvimmillaan sovellus on henkilökohtaisissa luetteloissa ja pienissä, itse hallituissa seurantatarpeissa: esimerkiksi kurssimateriaalien, keräilyesineiden tai kodin ylläpitotöiden järjestämisessä. Opiskelija voi pitää samalla tavalla koossa lähdeviitteitä ja omia muistiinpanojaan, kun taas pienyrittäjä voi hyötyä yksinkertaisesta listasta, jossa asiakastiedot löytyvät valituilla kentillä. Tällaisessa käytössä joustava rakenne voi olla kevyempi kuin laaja yritysjärjestelmä.

Se ei silti ole automaattisesti oikea paikka kaikelle asiakastiedolle. Jos usean työntekijän täytyy käsitellä samaa aineistoa yhteisten käyttöoikeuksien, tarkasti määriteltyjen työnkulkujen tai virallisen asiakashallinnan puitteissa, erikoistunut yritysohjelmisto voi olla turvallisempi ja selkeämpi valinta. Myös arkaluonteisten tietojen kohdalla kannattaa arvioida omat säilytys- ja käyttövaatimukset ennen kuin niitä alkaa kerätä sovellukseen. Yksityiseen harrastuslistaan sopiva kätevyys ei vielä tee työkalusta organisaation virallista rekisteriä.

Realistisessa arjessa voisin käyttää sitä esimerkiksi ennen mökkireissua: tarkistan samasta listasta, mitä varusteita on jo pakattu, missä retkikeitin säilytetään ja mitä pitää vielä hankkia. Jos jokaisesta tavarasta olisi vain irrallinen muistiinpano, tietojen etsiminen voisi viedä enemmän aikaa kuin itse pakkaaminen. Tietokannan hyöty kasvaa, jos samaa tietoa tarvitaan uudelleen; kertaluonteiseen ostoslistaan tavallinen muistio on todennäköisesti nopeampi.

Vaikka sovellus tarjoaa monia edistyneitä ominaisuuksia, se pysyy silti käyttäjäystävällisenä. Tämä tasapaino tekee siitä houkuttelevan valinnan monenlaisille käyttäjille.

Mitä kannattaa punnita ennen käyttöönottoa?

Yksi keskeinen ero tavalliseen taulukkolaskentaan on se, että tietokannan voi rakentaa tietynlaisten merkintöjen ympärille. Taulukko on usein parempi, kun lasket, vertailet tai käsittelet suurta määrää rivejä kaavoilla. Muistio taas voittaa, kun haluat kirjoittaa nopeasti vapaata tekstiä. Memento Database asettuu näiden väliin: sen vahvuus on toistuvasti tallennettavien tietojen järjestäminen omiin kenttiinsä. Jos et tarvitse lajittelua tai myöhempää hakua, lisärakenne voi tuntua turhalta.

Yksi vähemmän ilmeinen mutta hyödyllinen tapa käyttää sitä on erottaa kirjaaminen ja tarkastelu toisistaan. Kun teet tietokantaa, mieti ensin, millaista kysymystä haluat myöhemmin esittää: esimerkiksi “mitkä tavarat ovat varastossa?” tai “mitä kirjoja en ole vielä lukenut?”. Valitse kentät sen mukaan ja kokeile muutamalla merkinnällä, löytyykö vastaus helposti. Tämä pieni testi paljastaa usein paremmin kuin pitkä suunnittelu, onko oma rakenne käytännöllinen.

Toinen harkinnan arvoinen asia on päällekkäinen ylläpito. Jos pidät samoja tietoja jo toisessa palvelussa, niiden kopioiminen uuteen paikkaan voi aiheuttaa ristiriitoja: toinen lista päivittyy, toinen unohtuu. Sovellus on järkevimmillään silloin, kun päätät etukäteen, mikä tieto kuuluu sinne ja milloin sitä päivitetään. Näin siitä ei tule vain uutta arkistoa vanhojen rinnalle.

Ilmaiseksi aloittaminen madaltaa kokeilun kynnystä, mutta sovelluksen sisäisten ostojen hintahaarukka on laaja. Ennen maksullisen ominaisuuden hankkimista selvittäisin, riittääkö nykyinen käyttötapa ja kuinka usein kyseistä lisämahdollisuutta todella tarvitsen. Tämä on erityisen tärkeää, jos rakennat sovellukseen työhön liittyvän prosessin: ensin kannattaa varmistaa, että perusrakenne toimii omassa arjessa, eikä tehdä ostopäätöstä vain siksi, että tietokanta on jo täynnä tietoa.

Nykyinen versio ja seuraavat odotukset

Nykyinen versionumero 5.8.6 antaa kuvan siitä, että kyse on jo pitkälle kehittyneestä sovelluksesta, mutta pelkkä versionumero ei kerro, mitä ominaisuuksia on lisätty tai muutettu. En siksi lupaisi tietyn toiminnon olevan uusi tai väittäisi, että jokin käyttökokemuksen osa olisi muuttunut juuri viime päivityksessä. Käytännössä nykyiselle käyttäjälle tärkeintä on arvioida, toimiiko oma tietokanta edelleen tarkoituksenmukaisesti ja löytääkö tarvittavat tiedot ilman ylimääräisiä vaiheita.

Jos olet käyttänyt sovellusta jo pitkään, kannattaa tarkistaa omat tietokantarakenteet silloin tällöin. Harrastus tai työtehtävä muuttuu, ja alun perin hyvä kenttävalikoima voi ajan myötä olla liian suppea tai täynnä tietoa, jota et enää käytä. Pienet korjaukset ovat yleensä helpompia kuin koko järjestelmän rakentaminen uudestaan. Uuden käyttäjän puolestaan kannattaa aloittaa yhdestä selkeästä käyttötapauksesta eikä yrittää järjestää koko elämää kerralla.

Jatkossa seuraisin erityisesti sitä, miten sovellus palvelee eri laitteiden välistä käyttöä, tietojen tuontia ja tietokantojen ylläpitoa. Nämä ratkaisevat usein, pysyykö henkilökohtainen järjestelmä mukavana käyttää, kun merkintöjä kertyy lisää. Ne ovat kuitenkin odotuksia siitä, mitä käyttäjä voi haluta tuotteelta; en pidä niitä lupauksina tulevista muutoksista.

Lopuksi

Kaiken kaikkiaan Memento Database on loistava sovellus niille, jotka haluavat pitää tietonsa hyvin organisoituna ja helposti hallittavana. Sen monipuolisuus, helppokäyttöisyys ja luotettavuus tekevät siitä erinomaisen valinnan monenlaisiin tarpeisiin. Jos olet etsinyt ratkaisua, joka auttaa sinua hallitsemaan tietojasi paremmin, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä sovellusta. Et tule pettymään!